Примерная форма претензии по поставке оборудования

Для подготовки и подачи данной претензии необходимо выполнить следующие действия.

1. Поставщик нарушил срок поставки оборудования. Неподписанный оригинал договора не отменяет факта существования договорных отношений, если вами была акцептирована оферта (например, путем оплаты счета, принятия товара или подписания факсимильной копии). Вы вправе требовать уплаты неустойки (пени) за просрочку. Ее размер и порядок расчета определяются офертой или проектом договора, который был акцептован. Если в этих документах неустойка не предусмотрена, можно ссылаться на ст. 395 ГК РФ (проценты за пользование чужими денежными средствами). Также вы можете требовать возмещения убытков, вызванных просрочкой.
2.  В большинстве споров, вытекающих из договорных отношений, предъявление досудебной претензии является обязательным этапом перед обращением в арбитражный суд. Соблюдение этого порядка строго необходимо, даже если отношения оформлены нетипичным способом.

3. Претензия предъявляется Поставщику письменно по адресу юридического лица, указанному в оферте, факсимильной копии договора или в ЕГРЮЛ.

4. Учитывайте сроки подачи претензии - общий срок исковой давности составляет 3 года с момента, когда вы узнали о нарушении своего права, т.е. с даты, когда должна была состояться поставка.
5. Подготовьте необходимые документы для подачи претензии —   факсимильную (электронную) копию договора/оферты., документы, подтверждающие акцепт (доказательства оплаты аванса, переписку, где вы подтверждаете согласие с условиями, служебные записки о приемке товара), документы, подтверждающие нарушение срока поставки (отчетные документы поставщика с датой отгрузки, ваши письменные запросы о сроках, акты приема-передачи товара с фактической датой), расчет заявленных требований (суммы неустойки, убытков). 

6. Проверьте правильность и корректность заполнения данных в шаблоне претензии, склонения слов по падежам по тексту.

7.  При заполнении данных Вашего оппонента, укажите те, данные которыми Вы достоверно располагаете (ФИО/наименование, адрес регистрации/проживания/номер телефона и др.) 

8.  При написании досудебной претензии используйте деловой, вежливый и юридически корректный стиль изложения, избегая эмоциональных высказываний и угроз, которые могут снизить шансы на конструктивный диалог с оппонентом.

9.  Если суть Вашей претензии в возврате денежных средств, то обязательно выполните расчёт суммы, подлежащей взысканию (это может быть сумму по договору, реальный ущерб, включая штрафы за просрочку  за исполнение обязательств ответчиком, компенсация утраченной выгоды, моральный ущерб и любые подтвержденные документально затраты, которые Вы предлагаете Вам компенсировать в тексте претензии). При составлении расчета, имейте в виду, что нужно обоснование каждого элемента расчета и указание периода нарушения обязательств. Расчет необходимо приложить к самой досудебной претензии, указав его в качестве Приложения. 

10. В претензии укажите перечень прилагаемых документов (список всех документов, подтверждающих указанные факты (копии договоров, актов, писем, расчетов и т.п.). Внизу текста претензии ставится подпись уполномоченного лица (руководителя юридического лица или самого заявителя-физического лица) с расшифровкой и дата составления претензии.

11. Ваша позиция основывается на положениях Гражданского кодекса РФ. В тексте шаблона иска уже указаны пункт/статья/раздел НПА, необходимые для обоснования Ваших требований к ответчику.

12. Направление досудебной претензии возможно несколькими способами, важно направить претензию так, чтобы у Вас осталось неоспоримое доказательство ее получения адресатом. Это потребуется в суде для подтверждения соблюдения досудебного порядка. Отправить почтой России заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Уведомление вернется к Вам с почтовым штемпелем и датой получения.  Курьерская служба (DHL, FedEx и т.п.) с функцией подтверждения доставки и вручения лично в руки. Личная передача под роспись на Вашем экземпляре претензии, главное убедитесь, что на документе стоит дата, подпись, ФИО и должность лица, принявшего документ.  Электронной почтой при условии согласия сторон и наличия подтверждения отправки и получения.   

13. Заказчик обязан рассмотреть поступившую претензию в течение 30 дней с момента ее поступления, если иной срок не указан в договоре и/или претензии, и уведомить ее предъявителя в письменной форме или в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, об удовлетворении или отклонении изложенных в ней требований. 

14. Сроки для дальнейших Ваших действий. Дата получения претензии оппонентом - с даты на почтовом уведомлении, либо в момент вручения под роспись. Течение срока начинается по общему правилу ГК РФ со следующего дня (т.е. претензия была вручена 10 числа, срок начинается с 11 числа). Дата ответа - должна быть до истечения срока, дата обращения в суд - после истечения срока для получения ответа.

15.  Ваши дальнейшие шаги по урегулированию возникших разногласий с оппонентом зависят от ответа на Вашу претензию. Получение ответа на претензию - ответ содержит полное удовлетворение Ваших требований, частичное удовлетворение, отказ в удовлетворении Ваших требований, отсутствие ответа от противоположной стороны. 

16.  Ваши действия при получении ответа - анализ предложенных условий по урегулированию спора ответчиком, подписание соглашения об урегулировании спора и разногласий, подготовка к судебному разбирательству, так как предложенные Вам ответчиком условия, Вас не устраивают.

17.  Если ответ не поступил в установленный срок, по истечении этого срока Вы можете приступить к подготовке искового заявления для обращения в суд. Следует собрать документы о направлении претензии, рассчитать дополнительные требования (неустойка, судебные расходы) и далее продолжить защиту своих интересов в судебном порядке.